Workflow là một quy trình làm việc được nhiều đội nhóm lựa chọn hiện nay, đặc biệt là các bộ phận liên quan đến kinh doanh, Marketing. Vậy, Workflow là gì? Cách để xây dựng quy trình Workflow là gì? Hãy cùng viecmarketing.com tìm hiểu trong bài viết chi tiết “Workflow là gì? Hướng dẫn xây dựng quy trình Workflow hiệu quả” ngay sau đây.
Tìm hiểu về Workflow là gì?
Workflow là gì?
Workflow nếu hiểu theo nghĩa đơn giản chính là luồng công việc của một cá nhân hoặc một đội nhóm nào đó. Theo giải nghĩa từ tiếng Anh của cụm từ này, Work có nghĩa là công việc, còn Flow nghĩa là luồng, dòng chảy công việc.
Một quy trình Workflow sẽ gồm các hoạt động được phối hợp với nhau, những hoạt động này sẽ có tính lặp lại và được kích hoạt bởi tài nguyên hệ thống. Sự lặp lại xảy ra khi có sự biến đổi vật liệu, sự cung cấp dịch vụ mới hoặc quá trình xử lý thông tin.
Do đó, bạn cũng có thể hiểu rằng, Workflow là các bước có liên quan đến quá trình để một cá nhân/đội nhóm hoàn thành công việc của mình. Workflow sẽ cần có một quy trình gồm nhiều nhiệm vụ cụ thể.
Khi nào nên sử dụng Workflow? Khi cá nhân, đội nhóm hoặc doanh nghiệp có quy trình làm việc quá nhiều bước và phức tạp, cần đơn giản hóa các nhiệm vụ, hoạt động có tính chất lặp đi lặp lại, Workflow sẽ được sử dụng cho mục đích đó.
>>>Xem thêm: Seeding Là Gì? Vai Trò Của Seeding Trong Truyền Thông
Lợi ích của Workflow là gì?
Việc sử dụng Workflow sẽ mang lại những lợi ích như sau:
Cải thiện hoạt động kinh doanh: Workflow giúp người sử dụng có thể xác định trình tự, các bước cụ thể để hoàn thành một mục tiêu, nhiệm vụ nào đó. Nhờ đó, hoạt động kinh doanh, Marketing sẽ được cải thiện hơn bằng cách đảm bảo được sự hoàn thành nhiệm vụ theo quy trình.
Giảm chi phí hoạt động: Workflow với đặc điểm là một quy trình hoạt động hợp lý hóa và phù hợp với thực tiễn. Quy trình này sẽ giúp người sử dụng sắp xếp công việc được hợp lý hơn, hoàn thành công việc được nhanh hơn. Từ đó giúp giảm các chi phí phát sinh không cần thiết, giảm chi phí hoạt động chung.
Phản hồi nhanh chóng nếu có vấn đề: Workflow và mô hình hóa các hoạt động kinh doanh, nhiệm vụ cần đạt được vào những hệ thống phần mềm quản lý sẽ giúp người sử dụng nhận được các phản hồi nhanh chóng hơn. Từ đó giải quyết được các vấn đề nhanh hơn.
Tự động hóa quy trình làm việc: Ví dụ như quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình gửi email Marketing, quy trình tạo các ưu đãi đặc biệt,… Khi tự động hóa những quy trình này, nhân sự của bạn sẽ có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và khó khăn hơn.
>>>Xem thêm: Referral Marketing Là Gì? Hình Thức Referral Marketing Phổ Biến
Xây dựng quy trình Workflow hiệu quả
Để có một quy trình Workflow tối ưu hóa và mang lại hiệu quả cho người dùng, bạn sẽ cần nắm vững 5 quy tắc/lý thuyết trước khi tạo Workflow. Sau đó áp dụng những lý thuyết này vào xây dựng quy trình Workflow.
Nắm vững 5 lý thuyết để tạo Workflow
Để một Workflow được hiệu quả và dễ sử dụng, bạn cần nắm rõ 5 lý thuyết sau:
- Six Sigma: Dựa trên lý thuyết thống kê và sử dụng phương trình toán học, từ đó loại bỏ các lỗi trong sản phẩm cuối quá trình sản xuất. Lý thuyết này liên quan đến khả năng quan sát, phân tích, thử nghiệm.
- Quản lý chất lượng toàn diện: Mục đích của lý thuyết này để nâng cao được chất lượng của sản phẩm, môi trường làm việc. Lý thuyết này nhấn mạnh vào sự giao tiếp, hợp tác giữa các bộ phận với nhau, giữa các nhân viên với nhau.
- Tái cấu trúc quy trình: Sử dụng những thuật toán phân tích toàn bộ cấp độ cần thiết. Lý thuyết này liên quan đến xem xét toàn bộ quy trình hoạt động với những điều kiện thay đổi khác nhau.
- Lean Systems (hệ thống tinh gọn): Tập trung chính vào việc loại bỏ những chi phí dư thừa không cần thiết. Từ đó tạo ra được một quy trình tinh gọn, duy trì khả năng cạnh tranh.
- TOC (lý thuyết ràng buộc): Xác định mối liên kết ràng buộc – yếu nhất – loại bỏ nó.
Quy trình các bước tạo Workflow là gì?
Để tạo ra được quy trình Workflow, bạn có thể dựa theo 6 bước đơn giản như sau:
Bước 1 – Chọn mục tiêu của quy trình Workflow: Bạn cần xác định rõ bạn muốn xây dựng Workflow cho mục tiêu gì, từ đó tạo ra được quy trình giám sát, theo dõi cũng như triển khai phù hợp hơn.
Bước 2 – Xác định điểm bắt đầu, kết thúc: Một quy trình Workflow sẽ là những vòng lặp với nhau. Do đó, bạn cần xác định được điểm bắt đầu, kết thúc của nó như thế nào.
Bước 3 – Thu thập các thông tin cần thiết: Những thông tin này có thể liên quan đến nhân sự, các hoạt động, mục tiêu,…
Bước 4 – Loại bỏ những bước, nhiệm vụ không cần thiết: Sau khi đã thu thập thông tin cho quy trình Workflow cơ bản, bạn sẽ cần chắt lọc và loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết để tinh gọn hơn cho quy trình làm việc.
Bước 5 – Thiết kế sơ đồ Workflow: Sau khi có đầy đủ thông tin, dữ liệu, bạn có thể bắt đầu xây dựng, thiết kế sơ đồ Workflow.
Bước 6 – Phân tích kết quả: Bước này được thực hiện sau khi bạn đã sử dụng Workflow một thời gian. Bạn sẽ cần phân tích về kết quả của Workflow và sau đó tiếp tục tối ưu để quy trình có thể mang lại nhiều lợi ích nhất có thể.
>>>Xem thêm: Product Marketing Là Gì? So Sánh Sự Khác Biệt Với Product Management
Hy vọng với bài viết về Workflow hôm nay, bạn sẽ hiểu hơn về quy trình Workflow là gì và áp dụng vào công việc của mình. Hãy biết cách để tùy chỉnh, thiết kế Workflow phù hợp với nhu cầu của bạn, từ đó giúp công việc đạt được hiệu quả tốt hơn.
>>>Xem thêm: Tiếp Thị Liên Kết Là Gì? Có Thể Kiếm Tiền Từ Affiliate Marketing Không?
Hình ảnh: Sưu tầm
