Sơ đồ Gantt là một trong những loại biểu đồ được sử dụng để lập danh mục công việc cần thiết. Gantt được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về việc áp dụng Gantt trong lập kế hoạch Marketing, những thông tin sau đây của viecmarketing.com sẽ hữu ích cho bạn.
Tổng quan về sơ đồ Gantt
Trước khi biết phương pháp ứng dụng sơ đồ Gantt vào Marketing như thế nào, bạn cần hiểu về khái niệm, ưu – nhược điểm của Gantt là gì. Cụ thể như sau:
Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt – biểu đồ Gantt (Gantt Chart) là một sơ đồ được sử dụng để trình bày, hiển thị các hạng mục công việc theo yếu tố thời gian. Gantt cũng được gọi là sơ đồ ngang Gantt. Mỗi sơ đồ này sẽ bao gồm 2 phần chính là tên các công việc và mốc thời gian cho những công việc đó.
>>>Xem thêm: CRM là gì? Những doanh nghiệp nào cần xây dựng hệ thống CRM
Ưu – nhược điểm của sơ đồ Gantt
Vậy, những ưu – nhược điểm của Gantt là gì? Việc sử dụng bất kỳ một phương pháp lập kế hoạch nào cũng sẽ có những ưu – nhược điểm riêng. Đối với Gantt, các yếu tố này như sau:
Ưu điểm của Gantt
- Quản lý được nhiều thông tin cùng lúc: Bạn có thể nắm được những thông tin như ai chịu trách nhiệm thực thi, thời gian bắt đầu, deadline của công việc, mối quan hệ của công việc đó với tiến độ dự án,…
- Xác định được đầu việc, thời gian thực hiện rõ ràng hơn. Từ đó nhà quản lý có thể sử dụng được nguồn nhân lực hợp lý hơn, tránh việc quá tải trong công việc hàng ngày.
- Giúp các bên liên quan đến dự án có thể phối hợp với nhau tốt hơn. Nhà quản lý cũng sẽ có góc nhìn tổng quát hơn cho toàn bộ dự án.
- Ước tính được thời gian phù hợp để có thể hoàn thành được khối lượng các công việc cần thiết.
- Đơn giản hóa dự án hơn so với những công cụ khác.
- Nâng cao được năng suất làm việc của dự án do yếu tố công khai trong quá trình thực hiện Gantt.
Nhược điểm của Gantt
- Sơ đồ Gantt sẽ phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của nó đã được xây dựng từ đầu. Do đó, cần chính xác về cấu trúc của Gantt ngay từ ban đầu bởi khó thay đổi về sau.
- Chỉ phù hợp với những dự án đơn giản, nhỏ bởi phạm vi của Gantt sẽ không nên vượt quá 1 trang.
- Trọng tâm của Gantt chính là yếu tố thời gian, do đó, nếu có quá nhiều công việc đan xen, khó có thể xác định được đâu là công việc cần phải thực hiện trước, công việc nào sau.
>>>Xem thêm: Bảo trợ truyền thông là gì? Cách tăng hiệu quả bảo trợ
Ứng dụng Gantt Chart trong kế hoạch Marketing
Để ứng dụng Gantt vào kế hoạch Marketing, bạn sẽ cần chọn lọc thành phần phù hợp và thực hiện theo những bước hướng dẫn sau đây:
Các thành phần trong sơ đồ Gantt
Tùy thuộc vào từng dự án, kế hoạch mà các thành phần trong Gantt Chart sẽ khác nhau. Tuy vậy, sẽ bao gồm một số thành phần chính cơ bản như sau:
- Task list: Gồm các công việc, nhiệm vụ cần phải thực hiện trong dự án.
- Timeline: Thời gian tổng của dự án được chia nhỏ thành những mốc quan trọng.
- Bars: Cung cấp hình ảnh của dự án rõ ràng, mốc thời gian, tiến độ công việc.
- Milestones: Liệt kê về sự kiện, cột mốc quan trọng.
- Progress: Tiến trình.
- Dependencies: Kết nối nhiệm vụ trong dự án theo trật tự nhất định nào đó.
- Resource assigned: Thể hiện cá nhân, nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ, công việc đó.
Những bước áp dụng Gantt vào Marketing
Sau khi đã nắm rõ thành phần, bạn sẽ sử dụng những bước sau đây để có thể lập được kế hoạch Marketing dựa vào kế hoạch Gantt như thế nào:
Bước 1 – Xác định hạng mục công việc cần thiết
Để lập Gantt, bước đầu tiên bạn cần phải thực hiện liệt kê những hạng mục công việc quan trọng trong dự án. Bạn có thể thực hiện cấu trúc phân tích công việc để thực hiện nếu cần thiết. Sau khi đã có danh sách những nhiệm vụ cụ thể. Bạn cần ghi lại thông tin liên quan đến ngày bắt đầu sớm nhất, thời gian ước tính của nhiệm vụ đó.
Bước 2 – Xác định mối liên hệ của các nhiệm vụ
Sau khi đã có danh mục công việc, bạn cần xác định mối liên hệ của những nhiệm vụ, công việc này. Cụ thể, trong Gantt sẽ gồm những mối quan hệ sau đây:
- FS – Finish to Start, nhiệm vụ FS không bắt đầu được khi các nhiệm vụ liên quan chưa hoàn thành, chúng có thể bắt đầu vào thời gian muộn hơn.
- SS – Start to Start, nhiệm vụ của SS không bắt đầu được khi 1 nhiệm vụ trước đó chưa được bắt đầu.
- FF – Finish to Finish, nhiệm vụ FF không hoàn thành được nếu nhiệm vụ trước đó chưa hoàn thành.
- SF – Start to Finish, mối quan hệ này khá hiếm.
>>>Xem thếm: Modern Trade – MT là gì? Những điều người mới cần nắm rõ
Bước 3 – Triển khai Gantt Chart
Sau khi đã thực hiện 2 bước trên, bạn sẽ bắt đầu thực hiện triển khai sơ đồ Gantt. Bạn có thể vẽ bằng tay hoặc sử dụng những phần mềm chuyên dụng để triển khai được Gantt.
Bước 4 – Theo dõi dự án
Trong quá trình thực hiện dự án, bạn cần phải thực hiện theo dõi dự án. Trong trường hợp cần thiết, bạn có thể sẽ phải thực hiện điều chỉnh Gantt. Tuy vậy, đây là một trong những trường hợp khá ít xảy ra.
Trên đây là những thông tin tổng hợp về sơ đồ Gantt. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu và hình dung được loại sơ đồ này một cách cụ thể hơn. Đừng quên theo dõi các bài viết khác trong chuyên mục này để cập nhật thêm tin tức liên quan đến lĩnh vực Marketing nhé.
>>>Xem thêm: Marketing thương mại là gì? So sánh với Brand – Social Marketing
Hình ảnh: Sưu tầm
